II. Gérer le projet

La gestion du projet est avant tout affaire de gestion des ressources compte-tenu des délais et de l'objectif de qualité du résultat visé (cf. triangle Qualité-Coûts-Délais).

La gestion des délais s'entend donc par rapport aux actions planifiées et au respect des échéances, nul n'ayant prise sur le déroulement du temps.

Pilotage

On distingue 3 niveaux de plannings :

• Niveau 1 : le planning du client/commanditaire. Il se veut synthétique, concentré autour des jalons contractuels et notamment celui de fin de projet
• Niveau 2 : le planning de pilotage du projet est constitué par les actions de l'organigramme des tâches
• Niveau 3 : le planning du responsable de tâche regroupe l'ensemble des activités constituant la tâche

Les délais du projet se pilotent par consolidation des tâches (regroupement de l'ensemble des tâches et activités), en fonction de leur criticité :

• Au 1^er degré, les tâches critiques nécessitent un contrôle serré
• Au 2^ème degré, on trouve les tâches non critiques, débouchant sur le chemin critique
• Au 3^ème degré, on trouve les autres tâches du projet

Chemin critique

Les tâches du projet sont interdépendantes et représentent un réseau logique composé de branches allant du début à la fin du projet.

Le(s) chemin(s) critique(s) est(sont) la(les) branche(s) du réseau dont la somme des durées des tâches est la plus longue pour aller du début à la fin du projet. C'est le chemin critique qui fait donc la durée du projet ; et sur lui que se trouveront les solutions pour réduire la durée du projet si cela devenait nécessaire, sans qu'il soit forcé d'imposer à toutes les tâches de réduire leur durée.

La réduction de la durée du projet est possible par :

• Un raccourcissement de la durée des tâches critiques en mettant, si possible, plus de moyens humains à disposition (plus de personnes, heures supplémentaires, sous-traitance)
  
• Un changement de logique, à travers par exemple l'anticipation d'un démarrage de tâche avec une partie seulement des informations attendues par la tâche précédente

C'est donc, on le voit, une prise de risque, ou une révision de l'équilibre des contraintes qualité-coûts-délais qui ne doit donc pas être envisagée à la légère.

Conflits de ressources

Malgré un travail précis de préparation et de planification, il peut arriver que l'on soit confronté à un conflit de ressources, i.e. que les ressources prévues ne sont pas disponibles pour réaliser la tâche qui leur est assignée au moment prévu : le travail va alors prendre du retard. En effet, ce qui fait la durée d'une tâche, c'est le temps de réalisation combiné à la quantité de ressources disponible pour son exécution.

Ce type de problème peut être traité de 2 façons : par un nivellement des charges ou un lissage des charges.

• Le nivellement va consister à considérer que l'on réalise le projet avec les seules ressources disponibles, on va donc devoir reculer l'échéance
• Le lissage consiste en un ordonnancement des tâches conduisant à une utilisation la plus régulière possible des ressources, sans remettre en cause la date de fin du projet. En pratique, on va optimiser l'utilisation des ressources en jouant sur les marges de tâches non critiques. Le résultat est une meilleure répartition de la charge de travail de chaque ressource dans le temps sans jamais déplacer les tâches au-delà de leur marge totale. Le lissage admet une augmentation éventuelle des ressources prévues initialement.