II. Gérer le projet

Réunions

Il est indispensable pour l'avancement du projet de prévoir des réunions entre les différents acteurs. Ce qu'on imagine moins, c'est qu'il y a en fait différents types de réunion pour différents acteurs, différents sujets. Gardons également en tête que le fait de réunir des personnes n'est pas une fin en soi, et qu'une mauvaise réunion sera tout aussi néfaste que pas de réunion du tout !

Des réunion utiles

Il convient de garder une bonne mesure concernant les réunions : pas assez risque de nuire à la dynamique du projet, trop risque de devenir peu productif et lassant pour les équipes.

Plusieurs éléments appellent une attention :

• la préparation : on estime que pour 1 heure de réunion, ce sont 4 heures de préparation qui sont nécessaires. Votre pleine maîtrise de Powerpoint vous permettra de gagner quelques minutes mais il est indispensable de prendre le temps et le soin de préparer le contenu et le déroulement, ce que vous allez dire et présenter, qui doit être invité. Rien n'est plus déconcertant - et désagréable - que d'arriver dans une réunion et de voir que l'hôte n'en sait pas plus que vous et attend des participants qu'ils fassent le contenu !
• la composition : oublier des personnes ou convier des personnes non concernées, ne pas disposer des personnes habilités à prendre des décisions vous conduira inévitablement à devoir refaire la réunion, donc perdre du temps... et de la crédibilité
• la date du créneau : la réunion ne doit intervenir ni trop tôt (rappelez-vous vous devez préparer... vos participants peut-être aussi), ni trop tard (cela risquerait d'affecter le planning du projet). Des outils simples et efficaces existent pour sonder la disponibilité de vos contacts : utilisez-les, ils vous feront gagner du temps et assurent de la visibilité aux participants
• la durée, le moment : la capacité d'un être humain à mobiliser son attention n'est pas sans limite, de même on peut s'interroger sur la capacité à prendre les bonnes décisions après plusieurs heures de réunion ou une journée de travail. Ne sous-estimez pas ces limites, veillez à limiter les réunions à 2h et privilégiez les créneaux du milieu de matinée. Un avis suivi par l'homme le plus riche du monde !
  
• les réunions sont coûteuses : coût financier (salaires horaires x nombre de participants) mais aussi et surtout coût en termes de temps de disponibilité des personnes

L'efficacité d'une réunion repose sur 2 personnes :

• l'animateur : c'est le responsable de l'organisation de la réunion, il gère le temps et veille à la productivité de la réunion. Il organisera l'ordre du jour, un tour de table pour points complémentaires à aborder, il rappellera les livrables qui doivent être présentés lors de la réunion
  
• le secrétaire : il formalise, rédige ce qui se décide et enverra le compte-rendu. Il peut s'agir d'un membre de l'équipe, et cette charge pourra tourner pour éviter que ce soit toujours la même personne
  

Des réunions adaptées

• Réunion technique
• But : travailler sur des points précis
• Participants : membres de l'équipe concernés par le problème
• Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement point par point, objectifs pour la fois suivante. C'est la seule type de réunion pouvant dépasser 1 heure
• Réunion de chantier
• But : présenter l'avancement et les résultants du projet
• Participants : obligatoirement le chef de projet, selon les cas l'équipe, les encadrants, le comité de pilotage, les décideurs
• Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement point par point, questions (délibérations), bilan. Jamais plus d'une heure
• Réunion interne
• But : suivre l'avancement, traiter les problèmes, établir une entraide entre les participants
• Participants : membres de l'équipe projet
• Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement point par point, objectifs pour la fois suivante
• Stand-up meeting (réunion informelle)
• But : point rapide entre membres de l'équipe
• Participants : ceux qui sont disponibles
• Séquences : prévoir un ordre du jour avec tour de table, un traitement point par point, objectifs pour chacun. Durée très courte favorisée par l'inconfort et la station debout

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu !

Le compte-rendu

L’objet du compte-rendu (CR) est de résumer les discussions, décisions prises et actions lancées.

Sans entrer dans le formalisme attendu dans certaines situations (conseil d’administration, comité d’entreprise, assemblée générale d’actionnaires… où le secrétaire rend les minutes de l’assemblée, ces minutes reprenant le verbatim de la réunion, on parle aussi de procès-verbal), il convient de respecter quelques principes et règles de forme. Le CR doit :

• Être simple et cohérent : Utiliser un modèle standard pour un même projet
• Faire apparaître les objectifs : ils sont détaillés (responsables, livrables à fournir, dates). Il doit déboucher sur des objectifs d’action précis (CAMERA)
• Montre un suivi : le compte-rendu commence par le suivi du compte-rendu précédent
• Être diffusé dans les 48h suivant la réunion. On pourra le faire pendant la réunion
• Contenir les éléments suivants :
  
• Titre, numérotation
• Type de réunion
• Date, heure, durée
• Liste des présents et leur qualité
• Liste de diffusion
• Ordre du jour
• Suivi des actions prévues lors de la réunion précédente
• Reprises des infos échangées, remarques, décisions
• En fin, un tableau de synthèse : qui fait quoi
• Date de réunion suivante
• Annexes éventuelles : expertise, études