II. Gérer le projet

Gérer le projet, dans sa phase opérationnelle, c'est suivre l'avancement du travail que l'on a planifié, préparé, c'est s'assurer que l'on ne dérive pas "de ce qui était prévu" ce qui ferait courir le risque de s'écarter des objectifs définis.

Dans cette phase du cycle de vie, il faudra surveiller les contraintes qui pèsent sur le projet :

• l'avancement du travail dans les délais fixés
• la qualité du livrable négociée avec le commanditaire
• le respect des coûts arrêtés
• les risques
• les moyens humains et matériels

Parce que rien ne se fera sans les acteurs, parce que le changement est souvent une affaire d'individus et peut les mettre en difficultés faisant alors planer un risque dans le déroulement, commençons par cette dimension : la gestion des ressources humaines du projet.

Le rôle du chef de projet

On l'a vu dans la partie sur les structures projet, la position du chef de projet peut varier, toutefois il restera de manière général un cadre pour l'équipe, son rôle s'apparentant alors à celui d'un manager, d'un chef de service sans qu'il soit question de dimension hiérarchique. Meneur d'un collectif, il lui reviendra de veiller à la conduite du travail en maintenant un climat apaisé et respectueux de chaque acteur pour que le projet avance comme prévu.

Le chef de projet est un animateur d'équipe. Celle-ci doit être motivée, attentive aux actions à engager et impliquée dans la réussite du projet. L'adhésion de tous est un facteur clé du succès auquel il faudra être très vigilant.

Le chef de projet est un ambassadeur du projet. Il est garant de la réception du projet par les parties prenantes, il aura donc la charge de faire adhérer un maximum d’acteurs au projet pour sa réussite. A cet effet, il devra mettre en œuvre ses capacités de communication, de management et d'influence.

Développer l'équipe projet

Il s'agit de l'ensemble des actions qui pourront être entreprises dans le but d'améliorer les compétences des membres de l'équipe, leurs interactions et l'environnement global de l'équipe, afin d'améliorer la performance du projet dans le sens d'un meilleur travail d'équipe, une mise en valeur des qualités relationnelles et des compétences des membres, des acteurs motivés.

Des outils existent à cet effet : la formation bien- sûr, mais aussi le développement des compétences interpersonnelles (soft skills) propices la résolution des conflits, la négociation, ou le développement de l’esprit d'équipe. Les activités de développement de l'équipe passeront aussi par la définition de règles en son sein, et à mettre l'accent sur les événements heureux du projet (on parle souvent de fêter les succès).

Pour cerner un peu les états successifs du collectif, on peut se reporter au modèle de Tuckman. Signalons 2 références - parmi les milliers qui existent - sur internet : un article et une vidéo.

Diriger l'équipe projet

C'est la gestion même de l'équipe, qui va permettre d'influencer son comportement, de traiter les conflits, de résoudre les problèmes et d'évaluer les performances des membres au sens de la réalisation du travail dans l'intérêt du projet.

Au centre, le chef de projet doit rester en contact avec le travail et l'attitude des membres. Ses compétences interpersonnelles seront un atout (leadership, influence, prise de décision efficace) bien entendu, mais il faudra surtout bien évaluer les performances du projet, c'est-à-dire l'avancement du travail dans le respect des différentes contraintes pour constater le cas échéant tout manquement ou écart par rapport aux objectifs, les pistes de résolution alors pourront aller de la clarification des rôles et responsabilités, un retour d'information constructif vers les membres, un plan de formation individuel ou la définition d'objectifs spécifiques pour la suite.

Nous verrons plus loin la question des conflits, inévitables dans un environnement de projet.

A ce stade, quel outil peut aider un chef de projet dans la direction de son équipe ? Tout simplement un basique d'organisation du travail collectif : les réunions !