6. Lancer le projet

Le lancement du projet est un moment critique qui marque la fin de la phase de conception et le passage à la dimension opérationnelle. A partir de là, le retour en arrière ou l'arrêt seront coûteux pour l'organisation. Ce moment est appelé "point de gel".

Lancer le projet

C'est avant tout une décision, qui relève donc de la direction du projet, d'un COPIL. La décision sera d'autant plus favorable que tout le travail de conception a été rigoureux et que l'on a bien cadré le projet pour éviter les difficultés ou, pire, les surprises lors des phases suivantes.

On s’appuiera notamment sur un document de synthèse, le plan directeur du projet, son but : résumer les différentes caractéristiques du projet :

  • Le contexte et les enjeux du projet
  • Les moyens mobilisés
    • moyens et ressources nécessités ou dont on dispose déjà
    • le rôle et les responsabilités de chacun
    • le budget prévisionnel
  • L'organisation du travail
    • les tâches principales
    • les livrables
    • le calendrier avec les dates à respecter
  • Les risques potentiels*
  • Le plan de communication*

C'est ensuite un moment fort de la vie du projet qui doit être marqué à travers une réunion de lancement (kick-off meeting). Là aussi, cet événement poursuit des objectifs très concrets proches du plan directeur du projet :

  • présenter le déroulement du projet en abordant tous les aspects et points clés évoqués plus haut
  • réunir tous les acteurs du projet autour d’une table : l’équipe projet, les parties prenantes ainsi que le client pour les informer et créer entre eux un climat de cohésion et de transparence propice à une dynamique de réussite. Si le projet mobilise des personnes d'un même service, ils vont devoir apprendre à travailler avec des fonctionnements et objectifs qui ne sont pas forcément les leurs habituellement
  • s’assurer que chacun a bien compris sa mission. A la fin de cette réunion, tous les participants doivent avoir une vision claire et précise du déroulement du projet et être prêts à démarrer

Le kick off meeting permet à tous les acteurs du projet de se rencontrer, de connaître le rôle et les responsabilités de chacun et de recevoir le même niveau d’information. Bien organisée, cette réunion garantira le succès de votre projet.Tout, en effet, doit être fait pour assurer le succès du projet, ce sera le souci constant du chef de projet qu'il devra communiquer à son équipe.

Comment animer une réunion de lancement ?

Soyez stratégique. Veillez à ce que les acteurs comprennent bien leur rôle, associez des personnalités - un porteur politique par exemple - qui vont rassurer les parties prenantes, ce moment doit fédérer les personnes et les faire adhérer au projet. Évitez donc de laisser des choses au hasard. Le contexte et les enjeux peuvent être présentés par le MOA, cela donnera une réalité à l'origine du besoin et donc du sens aux actions pour motiver les équipes.

Besoin de vous inspirer ? Ce n'est pas à proprement parler une réunion de lancement de projet (plutôt le lancement du produit... la fin du projet, donc) mais l'exercice de communication est intéressant, et la minutie de la préparation ne peut que vous aider : l'invention de la "grand messe médiatique"

* Abordé dans la partie II du cours

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