I. Comment organiser et lancer un projet ?

La planification

En vue d’atteindre l’objectif de délai du projet, la planification tient compte de toutes les contraintes du projet et permet de fixer des objectifs de dates aux équipes qui réalisent le travail. Elle s'appuie sur :

• une analyse qualitative :
  
• analyser le projet : on va bien-sûr devoir tenir compte des objectifs de délais du projet, mais également de la nature des activités à organiser, des ressources à disposition ou au contraire des ressources qu'il faudra aller chercher ailleurs (éventuellement à travers des prestations externes) ;
  
• lister les activités : on va devoir - si ça n'a pas encore été fait - identifier toutes les activités qu'il faut conduire pour aboutir à la production du livrable attendu (même principe s'il est question d'une réorganisation structurelle ou fonctionnelle). Ces activités pourront être structurées selon des ensembles cohérents dans une présentation arborescente. LA difficulté : il ne faut rien oublier !
  
• définir les contraintes d’enchaînement : il faudra être au clair sur les impositions entre les activités et formaliser ces liens. Par exemple : on creusera les fondations de la maison avant d’élever les murs.
  
• une analyse quantitative :
  
• calculer la durée des activités, les dates : AUTRE difficulté : estimer le temps qu'il faut pour une activité... qu'on n'a jamais conduite ! Il faudra y parvenir malgré tout en s'appuyant sur les experts, en regardant ce qui a pu se passer sur d'autres projets analogues, en intégrant la dimension "ressources", en effet il se pourrait qu'à 2 ça aille plus vite que tout seul (attention : certaines tâches resteront d'une durée incompréhensible quand bien même, on l'affecterait à 15 personnes). Un conseil : soyez indulgent avec vous même et vos équipes et assurez-vous une marge raisonnable, surtout si vos acteurs ne sont pas à temps plein sur le projet ;
  
• identifier le chemin critique : la formalisation des activités et de leurs enchaînements devrait permettre de dégager un chemin critique, c'est-à-dire la plus longue séquence de tâches qui doivent être accomplie pour que le projet soit terminé à la date d'échéance. Il ne s'agit pas nécessairement de la somme des durées des activités dans la mesure où certaines activités peuvent être conduites simultanément ;
  
• équilibrer les charges de travail : la formalisation de ces éléments doit permettre d'avoir une idée des charges qui reposent sur les acteurs et d'identifier les ressources en tension car sur-employées ;
  
• ordonnancer et arrêter l’échéancier : la planification doit être présentée, acceptée et validée afin que chacun soit au clair avec ses impératifs de délais ;
  
• contrôler le déroulement ;
  
• ajuster les délais prévisionnels.
  

La construction de la planification

Des outils ! Oui, des outils existent, mais sans parler de logiciels, les outils pour la planification ont pour objet de faciliter l'identification, les calculs et la formalisation des éléments de l'échéancier. Signalons donc les diagrammes de GANTT et PERT.

GANTT

Le diagramme de Gantt permet de représenter visuellement l'état d'avancement des différentes activités (tâches) qui constituent le projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin. Le diagramme permettra donc de visualiser d'un seul coup d'œil :

• les différentes tâches à envisager éventuellement regroupées
  
• la date de début et la date de fin de chaque tâche ou groupe
  
• la durée escomptée de chaque tâche ou groupe
  
• le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement
• la date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
  

En résumé, un diagramme de Gantt répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le projet à bien, et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées (le planning).

Outil ou logiciel ? Le diagramme de Gantt est un outil de visualisation et de suivi : il peut être conçu sur différents supports (y compris sur une feuille de papier...), l'intérêt de recourir à des outils dédiés^[1] est d'en faciliter la conception et les mises à jour.

PERT

Program Evaluation and Review Technology est un graphe de dépendances des tâches. Pour chacune, sont indiquées une date de début et de fin au plus tôt et au plus tard. Le diagramme permet de déterminer le chemin critique qui conditionne la durée minimale du projet. Le but est de trouver la meilleure organisation pour qu'un projet soit terminé dans les meilleurs délais, et d'identifier les tâches critiques, c'est-à-dire les tâches qui ne doivent souffrir d'aucun retard sous peine de retarder l'ensemble du projet. Les représentations en réseau (PERT) permettent de mettre en forme la logique de déroulement du projet (analyse qualitative). Plus de détails sur le principe et la méthode.

[1] De nombreux logiciels permettent de construire des diagrammes de Gantt. Ainsi Excel ou les autres logiciels de tableur ; du côté des outils dédiés, des solutions payantes existent, des gratuiciels également dont GanttProject déployé au sein de l'université. Et en plus, il vous fera le PERT !