I. Comment organiser et lancer un projet ?

L'équipe projet

Autour du chef de projet va se construire un collectif réunissant les compétences et représentations attendues pour la réalisation du projet.

Ce collectif participe de la complexité du projet : On fait appel à des ressources, des moyens, des compétences qui ne sont pas placés sous une seule et même autorité. Il faut les coordonner pour qu’ils travaillent ensemble à l’atteinte des objectifs.

Différentes structures de projet existent pour organiser l'équipe projet, et ses acteurs dans la relation avec le chef de projet mais également les services auxquels ils sont rattachés : il faut choisir la bonne !

Structure fonctionnelle

La structure fonctionnelle ne prévoit pas de coordination entre les services (directions métiers). Ce type de structure est très utilisé mais peu efficace, sauf quand les lots de travail du projet peuvent vraiment être distincts et indépendants et pour les projets de taille réduite.

C'est très souvent la structuration que l'on retrouve dans les organisations et qui pose tant de problème du fait du fonctionnement en "silos".

Coordination de projet

Ici le coordinateur a peu d’autorité mais il est présent. Étant responsable du projet, il peut le faire mieux avancer.

Les membres de l’équipe projet sont toutefois directement rattachés à leur hiérarchie. Typiquement utilisée pour des projets de réduction de coûts, la coordination de projet va être utilisée par exemple pour l’amélioration de la productivité.

Direction de projet

La direction de projet repose sur une structure matricielle. On donne beaucoup plus de poids au coordinateur, mais les rattachements métier subsistent.

Avantages : ce type de structure est très adaptable, plus efficace, avec une bonne optimisation des moyens.

Inconvénients : chaque acteur a deux chefs (hiérarchique + fonctionnel), ce qui peut s'avérer parfois difficile à vivre d’autant plus si on travaille sur plusieurs projets en même temps. L’évaluation des acteurs se fera ainsi par les deux responsables, hiérarchique et fonctionnel. Pour le chef de projet, un appui fort de la direction lui permettra de se confronter aux directions métiers, une cellule d’arbitrage étant parfois nécessaire.

On utilise ce type de structure pour des projets comme la certification.

Équipe dédiée

Avec l'équipe dédiée, les acteurs sont sortis de leurs fonctions habituelles et travaillent à temps plein sur le projet. On obtient ainsi un mode qui favorise une grande cohésion et l’avancement du projet. C’est le mode d’organisation qu’on utilise en ingénierie simultanée, par exemple pour développer un nouveau véhicule.

Ce type de structure très bénéfique au projet et confortable pour le chef de projet pose néanmoins le problème de la réaffectation des membres de l’équipe dans leurs services une fois le projet terminé.