I. Comment organiser et lancer un projet ?

Le management du contenu

L'organisation du projet va en premier lieu s'appuyer sur la définition de celui-ci, la détermination de son périmètre dans un contexte donné... C'est assez logique mais, il n'est pas toujours facile de circonscrire le périmètre exact du projet, les conséquences seront dommageables ensuite dans la définition des actions puis dans le suivi de leur exécution, il est donc essentiel d'aborder cette question avec méthode.

Le guide Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) qui constitue une référence méthodologique essentielle dans la gestion de projet définit le management du contenu en ces termes :

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Les réponses aux questions suivantes seront essentielles pour pouvoir être en mesure de piloter le projet. Elles constitueront le référentiel du projet et permettent de structurer les premiers éléments de définition du projet qui seront vus au cours de cette partie I. Comment organiser et lancer un projet ?

Pourquoi faire le projet ? La réponse sera été apportée très tôt par le commanditaire du projet. Elle devra apparaître clairement dans le document de contractualisation entre celui-ci (le commanditaire) et celui qui aura la charge du projet. Les objectifs du projet y préciseront ces éléments.

Que faut-il faire (quoi) ? Il s'agira de définir le travail à réaliser pour atteindre le résultat (ouvrage) du projet. La réponse détaillée sera fournie par un organigramme des tâches.

De quoi est fait l’ouvrage ? L’arborescence technique du produit répondra à cette question. Elle s'appuiera sur le besoin défini par le commanditaire en tant que réponse, solution à celui-ci.

Qui ? La question des acteurs impliqués dans ou impactés par le projet est cruciale, la formalisation de la réponse à cette question sera gérée avec un organigramme fonctionnel représentant la structure des différents niveaux de responsabilités dans le projet.

Qui fait quoi ? Il sera tout aussi indispensable d'identifier les rôles de chaque acteur, ne serait-ce que pour que chacun sache ce qu'il doit faire. L’organigramme des tâches et l’organigramme fonctionnel aideront à cette répartition.

Quand ? La question du temps est, on l'a vu, au cœur même de la notion de projet. La réponse figurera bien entendu dans le planning, mais on s’attachera également à cadrer le projet dans le temps (début et fin).

Pour combien ? Autre donnée, contrainte, déterminante pour le projet la question des coûts devra être cadrée au travers d'un budget, bien-sûr, qui précise le coût, mais également en termes de moyens humains et matériels.

Comment ? La formalisation des différentes réponses à ces questions sera portée sur un document de cadrage du projet avant de lancer les étapes opérationnelles du projet : on appelle ce document "plan directeur du projet".

Il est tentant pour le chef de projet et son équipe de se lancer sans perdre de temps dans la conception d'une solution envisagée de manière à peu près cadrée surtout dans des délais contraints. On se pense agile et réactif, on se dit qu'on saura s'adapter.

C'est exactement ce qu'il ne faut pas faire ! Le temps de préparation du projet est fondamental pour prévenir toutes les difficultés de la phase d'exécution, il faut donc travailler avec beaucoup de rigueur ces éléments de cadrage.